Evidencija radnog vremena zakonska je obveza svakog poslodavca u Hrvatskoj, neovisno o broju zaposlenih ili pravnom obliku. Od 1. listopada 2024. na snazi je novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i radnom vremenu (NN 55/24), koji je zamijenio raniji pravilnik iz 2017. U nastavku donosimo pregled točnog sadržaja evidencije, obrasce za preuzimanje, kazne za nepridržavanje te što vrijedi za rad na daljinu.
Zakonska osnova
Obveza vođenja evidencije o radnicima i njihovom radnom vremenu propisana je člankom 5. Zakona o radu, dok sadržaj i način vođenja uređuje posebni Pravilnik koji donosi ministar rada. Pravilnik obvezuje sve poslodavce – fizičke i pravne osobe – neovisno o broju radnika koje zapošljavaju, uključujući i radnike ustupljene od povezanog društva ili agencije za privremeno zapošljavanje.
Evidencija o radnicima – obvezni podaci
Za svakog radnika poslodavac je dužan voditi sljedeće podatke:
- ime i prezime
- osobni identifikacijski broj (OIB)
- spol
- dan, mjesec i godina rođenja
- državljanstvo
- prebivalište odnosno boravište
- dozvola za boravak i rad ili potvrda o prijavi rada (za državljane trećih zemalja)
- stručno obrazovanje, ispiti, licence i certifikati potrebni za posao
- datum početka rada
- naziv radnog mjesta odnosno vrsta rada
- vrsta sklopljenog ugovora o radu
- datum i razlog prestanka radnog odnosa
- datum podnošenja prijave na obvezna osiguranja
Poslodavac mora, kao sastavni dio evidencije, voditi i pisani pregled tih podataka za svakog radnika (tzv. matičnu knjigu radnika), koji na zahtjev mora učiniti dostupnim inspektoru rada.
Evidencija radnog vremena – obvezni podaci
Evidencija o radnom vremenu radnika sadrži:
- ime i prezime radnika te datum u mjesecu
- početak i završetak rada (samo ako je to ugovoreno kolektivnim ugovorom, ugovorom o radu ili pravilnikom o radu)
- ukupno dnevno radno vrijeme
- sate terenskog rada i sate pripravnosti
- vrijeme i sate zastoja krivnjom poslodavca ili drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran
- vrijeme nenazočnosti na radu – posebno iskazano po osnovi: godišnji odmor, blagdani i neradni dani, bolovanje, plaćeni dopust, očinski dopust, neplaćeni dopust za osobnu skrb, štrajk, vojna obveza i sl.
Za radnike s jednako raspoređenim radnim vremenom po danima i tjednima poslodavac ne mora evidentirati sate korištenja dnevnog i tjednog odmora. Podaci se unose za obračunsko razdoblje za koje se isplaćuje plaća, najkasnije sedmi dan od dana na koji se odnose.
Rad na daljinu i izdvojeno mjesto rada
Evidenciju radnog vremena poslodavac mora voditi i za radnike s ugovorenim radom na daljinu ili na izdvojenom mjestu rada. Ako je ugovoreno da sam radnik unosi podatke o svom radnom vremenu, dužan ih je redovito i pravovremeno dostavljati poslodavcu, a poslodavac je i dalje obvezan nadzirati vodi li se evidencija točno i ažurno.
Rokovi čuvanja isprava
Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u evidenciju čuvaju se najmanje šest godina, dok se pojedini podaci (npr. oni vezani uz obvezna osiguranja) čuvaju trajno. Poslodavac je dužan štititi podatke od neovlaštenog pristupa tijekom cijelog razdoblja čuvanja.
Kazne za nevođenje evidencije
Nevođenje evidencije o radnicima i radnom vremenu ubraja se, prema članku 229. Zakona o radu, u najteže prekršaje poslodavca:
- poslodavac pravna osoba (trgovačko društvo): novčana kazna od 8.090,00 do 13.270,00 EUR
- odgovorna osoba u pravnoj osobi: novčana kazna od 920,00 do 1.320,00 EUR
- poslodavac fizička osoba (npr. obrtnik): novčana kazna od 920,00 do 1.320,00 EUR
Školski primjer
Tvrtka Beta d.o.o. zapošljava Anu, koja radi u uredu s jednako raspoređenim radnim vremenom (pon–pet, 8–16h). Za Anu, Beta d.o.o. u evidenciji vodi ime i prezime, datum u mjesecu, ukupno dnevno radno vrijeme te sate eventualnog bolovanja ili godišnjeg odmora – ali ne mora posebno evidentirati početak i završetak dnevnog rada ni sate korištenja dnevnog i tjednog odmora, jer joj je radno vrijeme jednako raspoređeno. Ako bi Ana jedan mjesec radila prekovremeno, Beta d.o.o. dodatno evidentira i te sate, jer o njima ovisi obračun dodatka na plaću.
Obrasci za preuzimanje
Pripremili smo primjer obrasca evidencije o radnom vremenu koji možete preuzeti i prilagoditi svojoj tvrtki, kao i predložak matične knjige radnika (evidencije o radnicima) za preuzimanje.
Zaključak
Evidencija radnog vremena i evidencija o radnicima nisu formalnost – točnost i potpunost tih podataka inspektor rada provjerava na terenu, a kazne za propuste ubrajaju se među najveće u Zakonu o radu. Ako niste sigurni vodite li evidenciju u skladu s važećim Pravilnikom, slobodno nam se obratite.
