Evo konkretnih razloga i objašnjenja zašto je direktor primio papirnati/PDF oblik računa i kao takvog dostavio nama u knjigovodstvo:
1. Račun je plaćen debitnom karticom na licu mjesta (POS transakcija)
Iz zaprimljenog računa u knjigovodstvo od strane direktora društva vidljivo je da je direktor Kupac xyz društva artikl kupio osobno u prodajnom prostoru prodavatelja te ga odmah platio Visa Debit karticom.
Prema Zakonu o fiskalizaciji, u slučaju kada se račun izdaje pravnoj osobi (B2B) na prodajnom mjestu i plaća se “gotovinskim načinom” (što uključuje i kartično plaćanje), prodavatelj provodi klasičnu fiskalizaciju u krajnjoj potrošnji na samoj blagajni.
2. Razlika između eRačuna i fiskaliziranog računa za kartično plaćanje
Zakonodavni okvir: Obveza slanja strukturiranih eRačuna (XML formata) isključivo putem certificiranih informacijskih posrednika (kao što su Fina, Moj-eRačun, Relago itd.) primarno se odnosi na bezgotovinske transakcijske račune (kada se račun šalje kupcu na odgođeno plaćanje putem virmana/uplatnice na žiro račun).
Postupak na blagajni: Kada kupac plati debitnom karticom na licu mjesta, sustav prodavatelja automatski generira račun, dodjeljuje mu ZKI i JIR (vidljivo na kraju računa) te ispisuje papirnati račun s podacima društva. Taj se račun u tom trenutku smatra pravno valjanim i zaključenim isječkom/računom.
Budući da sustav u tom trenutku nije automatski poslao XML eRačun kroz mrežu informacijskog posrednika, direktor je preuzeo papirnati ispis računa i POS slip, skenirao i u PDF formatu proslijedio emailom nama u knjigovodstvo kako bi po istom proveli knjiženje troška i odbitak pretporeza (PDV 25%).
Što knjigovodstvo treba učiniti?
Ovaj dokument je potpuno pravovaljan za knjiženje. Budući da se na računu nalaze svi potrebni elementi (podaci kupca, specifikacija PDV-a, dokaz o plaćanju debitnom karticom poduzeća te ZKI/JIR kodovi), knjižimo ga standardno kao gotovinski/kartični račun (izdatak) unesen na temelju priloženog PDF-a.
“Ovaj račun nije stigao u naše knjigovodstvo putem informacijskog posrednika (kao strukturirani XML eRačun) prvenstveno zbog načina na koji je izdan i plaćen na licu mjesta”.
